Dans notre logique de performance de production et par logique de partage, j’ai envie de te présenter un gestionnaire de newsletter pour reprendre le contrôle de ta boîte mail et tendre vers l’inbox zero : Inbox Zero (je ne suis pas rémunéré pour te présenter cet outil)
Qu’est-ce que c’est que cet objectif de l’inbox zéro : mythe ou réalité pour les dirigeants de TPE ?
Comme nous, ta boîte mail déborde constamment ? Tu n’es pas seul. Le concept d’Inbox Zéro, popularisé par Merlin Mann dans les années 2000, promet une solution : une boîte de réception vide (ou presque), permettant une gestion optimale du temps et des priorités. Mais est-ce vraiment faisable pour les entrepreneurs aux agendas surchargés ?
L’Inbox Zéro n’est pas simplement d’avoir une boîte mail vide, mais plutôt une méthodologie pour traiter les courriels de manière efficace. Voici 5 actions rapides et opérationnelles préconisées :
- Supprimer : Élimine les e-mails inutiles.
- Déléguer : transferts les e-mails à la personne compétente.
- Répondre : Réponds immédiatement si cela prend moins de 2 minutes, et sors-les de ta tête.
- Différer : Reporte les e-mails nécessitant plus de 2 minutes, pour prioriser.
- Faire : Traite les tâches immédiatement réalisables, les autres, tu les planifies toutes.
Pauline Laigneau : Garder le cap en pleine tempête
Pauline Laigneau, cofondatrice de Gemmyo, connaît bien le stress des boîtes de réception débordantes. En tant qu’entrepreneure, elle doit jongler entre les e-mails des clients, des partenaires et des employés. Pauline a adopté l’Inbox Zéro pour rester calme et alignée sur ses objectifs. Elle explique que cette méthode lui permet de ne pas se laisser submerger par les urgences quotidiennes et de se concentrer sur le développement stratégique de son entreprise. Un jour, elle raconte avoir réussi à réduire son stress en organisant rigoureusement ses e-mails, ce qui lui a permis de gagner du temps précieux pour ses projets.
Qu’est-ce que tous ces e-mails font t’apporter ? 📱
- Stress et anxiété : une boîte de réception surchargée est une source majeure de stress. Chaque e-mail non lu représente une tâche potentielle et une interruption dans ton flux de travail => reste focus !🔥
- Perte de temps : passer des heures chaque jour à trier et répondre aux e-mails te détourne des tâches à haute valeur ajoutée => reste focus !🔥
- Priorités floues : un flot constant d’e-mails rend difficile la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important, brouillant tes priorités => reste focus !🔥
Alors pourquoi l’inbox zéro peut-il te sauver ? 🛟
- Réduction du stress : une boîte de réception bien gérée réduit l’anxiété liée à la surcharge d’informations. En contrôlant tes impulsions et en restant aligné sur tes objectifs, tu peux mieux gérer ta journée.
- Gain de temps : moins de temps passé à gérer les e-mails signifie plus de temps pour des tâches stratégiques. En appliquant une méthodologie stricte, tu libères des heures précieuses.
- Meilleure priorisation : les e-mails importants ne se perdent pas parmi les messages moins urgents. Tu gardes les yeux fixés sur tes objectifs et non sur les distractions.
Quelques conseils pratiques pour y parvenir, sources de nos apprentissages ? ✨
- Fixe-toi des horaires précis : alloue des créneaux précis pour consulter tes e-mails, par exemple, une fois le matin et une fois l’après-midi. Cela t’évite d’être distrait en permanence => se créer une routine.
- Utilise des filtres et des règles : configure des filtres pour trier automatiquement les e-mails selon leur importance et leur catégorie. Par exemple, les e-mails de ton équipe peuvent être marqués comme prioritaires.
- Automatise autant que possible : Utilise des outils comme Zapier pour automatiser les tâches répétitives. Par exemple, créer des règles pour archiver automatiquement les newsletters – passe notre newsletter comme une priorité pour sécuriser ton business et augmenter ta trésorerie. ❤️
- Apprends à dire non : ne réponds pas à tous les e-mails immédiatement. Si un e-mail n’est pas urgent, reporte-le à un moment dédié.
- Utilise la méthode des deux minutes : Si une réponse ou une action peut être accomplie en moins de 2 minutes, fais-le immédiatement. Sinon, programme une tâche pour plus tard.
L’objectif de l’Inbox Zéro offre une méthodologie précieuse pour améliorer la gestion de ton temps et de tes priorités. Ce n’est pas seulement une question de productivité, mais un véritable levier pour libérer du temps précieux et se concentrer sur l’essentiel : le développement de ton entreprise. 🌈